¿Gestionar Reuniones es fácil?
En su día ya se habló sobre la importancia de visualizar la
información en las Organizaciones. El concepto de "Radiadores de la
Información" se lo oí por primera vez a Xavier Camps,
y básicamente se trata de mostrar visualmente los avances y problemas
que una Organización o Área se encuentra en su día a día.
Dentro de las actividades que estamos llevando a cabo en la
implantación de la metodología Kanban, además de la pizarra Kanban
(Backlog, Next, Haciéndose, Parking y Finalizado), estamos incorporando
más "Aletas" a ese Radiador inicial.
Una de ellas es la que llamamos "Buenas Noticias/Malas Noticias". En
la primera, el equipo anota las buenas noticias que el grupo debe
conocer: exitos logrados, mejoras conseguidas, etc. Generalmente sólo se
trata de informaciones de interés para el grupo. La otra, la de las
Malas .... recoge situaciones problemáticas que deben ser corregidas con
acciones a corto o medio plazo: retraso en la entrega de documentos,
excesivas reclamaciones de proveedores, fallo del sistema informático
que imposibilita el proceso contable, etc.
Todas ellas tienen que ser resueltas para que no vuelvan a ocurrir.
De ahí, aquello de que las Buenas Noticias acaban en un comentario.... y
las Malas en una acción correctora.
En la sección de "Malas Noticias" de hace un par de semanas, alguién
escribió: "Demasiadas Reuniones, largas e ineficaces".... y más cosas
que no escribo. Aquello me hizo recordar el "Mapa Visual " que realicé
como Resumen del libro "Gestionar Reuniones es fácil"..... que por
supuesto.....les fué envíado. Las ideas fuerza de ese resumen se van a
colocar en todas las salas de reuniones de la Organización con el fín de
que esa Mala Noticia... se convierta en Buena.
Porque si no..... Una reunión no es más que un montón de cuerpos si no unen sus mentes. Y eso... no nos va bien.
Estas son las ideas principales:
2.- Decide si la reunión es necesaria
3.- Fija Objetivos y decide los medios
4.- Programa
5.- Selecciona y Prepara
6.- Trabaja con los diferentes estilos de las personas
Resumen Visual (200 x 70 cm)
Recuerda:
Hay dos tipos de conductores: el que conduce un tren por una vía, y el que dirige todos los instrumentos de una orquesta. Cuando dirijas una reunión deberás hacer las dos funciones: seguir el programa marcado y ayudar a todos los participantes a trabajar juntos.
1 comentario:
Me gustan tus recomendaciones, sobre todo las visualizaciones. He preparado un post con 14 consejos para reuniones eficaces en parte algo más radicales, que realmente me parecen pilares de reuniones que dan gusto. Incluye recomendaciones muy concretas para antes, durante y después de la reunión. Espero que sea útil: http://shinecoachingbarcelona.com/es/reuniones-eficaces-trabajo-en-equipo/
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